6 Tipps zur Verbesserung Ihres Incident Managements

8 Minuten02.02.2021

von Karri Takki

Wer beschäftigt sich schon gern mit Sicherheitsvorfällen? Vorfälle im Arbeitsschutz sind wie schlechte Schulnoten. Keiner mag sie, denn sie zeigen uns, dass etwas nicht richtig funktioniert hat. Aber denken wir an dieser Stelle doch etwas genauer an unsere Schulzeit zurück: Was geschah immer dann, wenn wir uns intensiv mit schlechten Schulnoten auseinandergesetzt haben? Wenn wir uns z. B. eine Klassenarbeit, die wir nicht bestanden haben, intensiv zu Gemüte zogen, aus unseren Fehlern lernten und neue Lern- und Lösungsstrategien für kommende Arbeiten ableiteten? Wir haben uns kontinuierlich verbessert.

Und im Arbeitsschutz? Ein professioneller Umgang mit sogenannten Incidents (Englisch für „Vorfall“) sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung der Leistung. Wenn wir strukturiert mit Un- und Vorfällen umgehen, werden wir Risiken frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen können, um die Zukunft sicherer zu gestalten. Außerdem unterstützt ein guter Incident Management Prozess das Entstehen einer Sicherheitskultur, d.h. die Motivation der gesamten Belegschaft, sich proaktiv am Arbeitsschutz zu beteiligen wächst. 

Ausgehend von meinen Erfahrungen und Gesprächen mit Branchenexperten habe ich einige Tipps gesammelt, mit denen Sie Ihr Incident Management optimieren können. Dies ist keine abschließende Liste für die Entwicklung eines eigenen Incident Management System, doch es wird Ihnen helfen, Ihr bestehendes System zu verbessern.

1. Vorbereitung ist alles im Incident Management

Legen Sie einen Prozess für Meldung und Dokumentation von Incidents sowie entsprechende Kommunikationskanäle fest. Jeder im Unternehmen sollte wissen, wie und über welche Kanäle er einen Sicherheitsvorfall melden kann. Definieren und kommunizieren Sie Funktionen und Zuständigkeiten im Incident Management auf allen Ebenen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen im Ernstfall nicht gelähmt ist.

Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, nach Möglichkeit Fotos von Sicherheitsvorfällen zu machen und diese ihrem Bericht beizufügen. Ein umfassender Ansatz zur Datenerfassung durch Informationen und Fotos ist von großem Vorteil, wenn der Vorfall untersucht wird. Je mehr Incident Daten Sie erfassen können, desto besser und aussagekräftiger wird Ihr Incident Management. Durch eine gute Vorbereitung von Team und Dokumentation erhalten Sie die notwendige Menge an Informationen und können diese auswerten, solange sie noch aktuell sind.

2. Wer tut was? Klare Prozesse

Soweit so gut. Ein umfangreicher und informativer Incident Report ist eingegangen. Was geschieht mit dem Bericht und allen wichtigen Informationen - werden sie in einem Schreibtischfach verschwinden?

Sobald der Bericht vorliegt, muss Klarheit darüber herrschen, wie der weitere Umgang mit diesem aussieht. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Führungskräfte wissen, wie mit Sicherheitsvorfällen umzugehen ist und wann es an der Zeit ist, Maßnahmen - ob akut oder langfristig - einzuleiten. Im Falle eines schweren Zwischenfalls muss ihr Notfallteam, das Sie bestenfalls schon in Schritt 1 nominiert haben, so schnell wie möglich einbezogen werden.

3. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren!

Sobald ein Incident Report eingeht, muss effektive Kommunikation unter allen Beteiligten, sowie mit den Arbeitsschutzverantwortlichen und dem Management stattfinden.

Sicherheitsvorfälle sollten nicht als vertraulich eingestuft werden. Sobald Sie ein klares Bild vom Geschehen haben, denken Sie immer daran, dass Sicherheitsvorfälle selten isolierte Situationen sind: Die gleichen oder ähnliche Faktoren, die zu diesem Vorfall geführt haben, können auch in anderen Teilen des Unternehmens vorhanden sein. Ihre Ursache könnte in mangelnden/fehlerhaften Elementen von Arbeitsschutzunterweisungen, Sicherheitskultur, Technik oder Managementprozessen liegen. Gutes Incident Management bedeutet deswegen: Informationen jedem zugänglich zu machen, den sie betreffen könnten.

4. Maßnahmen ergreifen

Der Incident Report sowie alle Untersuchungsergebnisse müssen in Ihrem Arbeitsschutzmanagementsystem sowie in allen anderen relevanten Softwareanwendungen aktualisiert werden. Dokumentieren Sie alle Informationen über den Vorfall und alle durchgeführten Untersuchungen. Wenn Sie die Ursachen des Vorfalls ermittelt haben, ergreifen Sie sofort entsprechende Maßnahmen, um diese zu beheben. Weisen Sie Personen klare Aufgaben zu und vergessen Sie nicht, die Ausführung zu überprüfen.

5. Incident Management bedeutet: Gemeinsam aus Fehlern lernen

Machen Sie Ihre Mitarbeiter und gegebenenfalls Ihre Branche darauf aufmerksam, was zu dem Sicherheitsvorfall geführt hat, und wie Sie dieses Risiko nun kontrollieren. Die Weitergabe von Erfahrungen im Incident Management kann anderen helfen, schwere Sicherheitsvorfälle zu vermeiden.

6. Feedback!

Selbst in Unternehmen, die über einen gut funktionierendes Incident Management verfügen, wird ein wichtiger Schritt manchmal vergessen: Die Person, die den Vorfall ursprünglich gemeldet hat, erhält kein Feedback. Es werden möglicherweise Maßnahmen ergriffen; Sie entwickeln bewährte Verfahren weiter, überarbeiten die Schulungsprogramme oder Sie investieren in bessere Schutzausrüstung. Doch die Person, die den Vorfall gemeldet hat, erhält keine Rückmeldung über diese Entwicklungen.

Warum das ein Problem ist? Versetzen Sie sich in die Lage, des Mitarbeiters, der den Vorfall gemeldet hat: Ohne Feedback muss dieser davon ausgehen, dass seine Meldung irrelevant war und ist höchstwahrscheinlich weniger motiviert, in Zukunft weitere Vorfälle zu melden. Wozu auch die Mühe?

Gutes Incident Management endet damit, dass Sie der Person, die den Vorfall gemeldet hat, danken und sie über die ergriffenen Maßnahmen unterrichten. Stellen Sie sicher, dass jeder Beitrag zur betrieblichen Arbeitssicherheit wertgeschätzt wird!

Ganzheitliches Incident Management

Ich möchte abschließend erneut auf mein Beispiel mit den Schulnoten zurückzukommen: Wer sich immer nur mit schlechten Schulnoten beschäftigt, verliert auf Dauer wohlmöglich seine Motivation. Die Betrachtung von guten und mittelmäßigen Noten, sowie eine ganzheitliche Sicht auf das eigene Lernverhalten, sind mindestens genau so wenn nicht sogar noch viel wichtiger.

Dasselbe gilt im Arbeitsschutz. Neue Trends wie Safety II oder Safety Differently weisen daher vehement darauf hin: Wenn auf einen Unfall 9.999 sichere Ereignisse kommen, warum erweitern wir dann nicht unseren Blickwinkel und maximieren die Sicherheit, in dem wir verstehen und fördern, was gut läuft? Wenn Sie sich mit dieser Idee beschäftigen und sie praktisch in Ihr Incident Management integrieren möchten, empfehle ich Ihnen in unser Whitepaper "Neue Perspektiven für modernen Arbeitsschutz".