Der PDCA Zyklus

7 Minuten21.09.2022

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt ist es für Unternehmen und Organisationen von entscheidender Bedeutung, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und ihre Prozesse stetig zu optimieren. Ein bewährtes Instrument, das sich besonders für diesen Zweck eignet, ist der Plan-Do-Check-Act Zyklus, auch bekannt als PDCA-Zyklus oder Deming-Kreislauf. Entwickelt von dem renommierten Statistiker und Qualitätsmanagementexperten Dr. W. Edwards Deming, ist dieser Zyklus zu einem Eckpfeiler für Effizienz in Managementsystemen und kontinuierliche Verbesserung geworden.

Folgender Artikel wird den PDCA-Zyklus eingehend untersuchen und seine Bedeutung für die Steigerung der Effizienz, Qualität und Sicherheit in unterschiedlichen Arbeitsbereichen beleuchten. Von der Planungsphase über die Umsetzung bis hin zur Überprüfung und Anpassung werden wir die Schritte dieses zyklischen Ansatzes ergründen und aufzeigen, wie Unternehmen von seiner Anwendung profitieren können. Klicken Sie durch das Verzeichnis, um zu Fragestellungen und Themen zu gelangen:

• Woher kommt die Idee des PDCA Zyklus?

• Definition PDCA Zyklus

• Ablauf des PDCA Zyklus

• Die Bedeutung des PDCA Zyklus für Unternehmen

• Der PDCA Zyklus im Qualitätsmanagement

• PDCA Zyklus als Instrument zur Motivation der Mitarbeitenden

• Die Wirksamkeit des PDCA Zyklus am Beispiel Druckfehler

• PDCA Zyklus Beispiel Arbeitsschutz

• Die Vorteile des PCDA Zyklus

• Herausforderungen bei der Umsetzung

• Fazit

Woher kommt die Idee des PDCA Zyklus?

Die Idee des PDCA Zyklus stammt bereits aus den 1930er Jahren und wurde vom amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart entwickelt. Schon damals diente ihm das Instrument dazu, die Qualität des Outputs von Unternehmen durch die wiederholte Anwendung des Vier-Phasen-Prozesses langfristig zu verbessern. 

Auf Grundlage dieses Modells entwickelte der Physiker William Edwards Deming den Deming Kreis oder auch den PDCA Zyklus und nutzte diesen für den Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft nach dem Zweiten Weltkrieg. Die beiden Pioniere des Qualitätsmanagements veröffentlichten außerdem Fachliteratur zur systematischen Betrachtung von Produktionsprozessen, in der sie den PDCA Zyklus einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machten.
 

Definition PDCA Zyklus

Der PDCA Zyklus ist auch als Deming Kreis, Deming Rad oder Shewhart Zyklus bekannt. Der vierstufige Regelkreis ist ein essenzielles Instrument des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) und unterstützt bei der Optimierung von Produkten und Dienstleistungen sowie bei der Fehler-Ursache-Analyse. Er besteht aus den Phasen Plan, Do, Check und Act.

Ablauf des PDCA Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist ein fortlaufender, sich wiederholender Prozess von Zielplanung, Maßnahmenumsetzung und Ergebnisanalyse. Er dient dazu, neue Routinen im Unternehmen zu etablieren, um das erneute Auftreten des ursächlichen Problems zu vermeiden bzw. um Verbesserungspotenziale auszuschöpfen.

Die Bedeutung des PDCA Zyklus für Unternehmen

In der Welt der Managementsystemnormen spielt seit dem Jahr 2012 die sogenannte Harmonisierte Strukture (HS) eine besondere Rolle. Früher als High Level Structure (HLS) bekannt, stellen sie die grundlegenden Anforderungen dar, die für sämtliche Managementsysteme gelten, und umfassen wichtige begriffliche Definitionen. Die HS bildet das solide Fundament, auf dem alle seit 2012 entwickelten oder überarbeiteten ISO-normierten Managementsysteme aufbauen.

Ein zentraler Aspekt der Harmonisierten Strukture ist ihre Integration des PDCA-Zyklus in den Kapiteln 4-10. Dieser ist essenziell für eine reibungslose Funktion und erfolgreiche Integration von Managementsystemen. Er ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse planvoll zu gestalten (Plan), effektiv umzusetzen (Do), die Ergebnisse zu überprüfen (Check) und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen (Act). Durch diese einheitliche Struktur auf Basis des PDCA-Zyklus können Unternehmen, verschiedene Managementsysteme wie Qualitätsmanagement (ISO 9001), Umweltmanagement (ISO 14001), Arbeits- und Gesundheitsschutz (ISO 45001) und andere nahtlos in einem Integrierten Managementsystem zusammenzuführen. Dies führt zu einer effektiven Nutzung von Ressourcen und einer verbesserten Zusammenarbeit in allen Abteilungen.

Der PDCA Zyklus im Qualitätsmanagement

Der internationale Standard zur Umsetzung eines betrieblichen Qualitätsmanagementsystems (QMS) ist die ISO 9001. Diese wurde 2015 im Rahmen einer Revision auf die Harmonized Structure (HS) umgestellt. Der große Vorteil dieser Vereinheitlichung ist, dass Organisationen sich nur einmal in die Grundstruktur und -anforderungen an ein Managementsystem eindenken müssen und sich so besser auf die spezifische Ausgestaltung des Systems konzentrieren können. Dadurch vereinfacht sich die Einführung und Integration neuer Systeme.

Kapitel 4–10 beschreiben basierend auf dem PDCA-Zyklus die Anforderungen an das QMS zur Umsetzung eines fortlaufenden Verbesserungsprozesses:

PLAN:

In der Plan-Phase werden die Grundlagen des QMS geschaffen und seine Prozesse geplant. Sie umfasst Kap. 4–6 der ISO 9001 und fordert, den Rahmen für das QMS abzustecken (Kap. 4), die Aufgaben für die oberste Leitung zu klären (Kap. 5) und die Ausrichtung des QMS zu planen (Kap. 6).

DO:

Die Do-Phase beinhaltet Kap. 7 und 8 der ISO 9001. Hier werden Anforderungen für die organisationsweite Umsetzung des QMS (Kap. 7) sowie für die qualitätsgerechte Durchführung der geplanten Prozesse über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg definiert (Kap. 8).

CHECK:

Die Check-Phase umfasst Kap. 9 und definiert Anforderungen für die Überprüfung der Wirksamkeit des QMS von der operativen Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung der Prozess und Produktqualität bis hin zur systematischen Auditierung und Managementbewertung des QMS.

ACT:

Die Act-Phase ist in Kap. 10 beschrieben. Sie fokussiert sich auf die Bedeutung der fortlaufenden Verbesserung des QMS, um eine kontinuierliche Erfüllung der Kundenanforderungen und die Erhöhung der Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

PDCA Zyklus als Instrument zur Motivation der Mitarbeitenden

Der PDCA Zyklus ermöglicht es Mitarbeitenden, Probleme selbstständig zu erkennen und zu lösen. Nur durch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung unternehmensinterner Prozesse können Qualität und Output dauerhaft optimiert werden. Um diese zu gewährleisten, ist die entsprechende Einstellung eines jeden Mitarbeitenden nötig. Durch leicht anzuwendende Instrumente wie den PDCA Zyklus werden Eigenverantwortung und Motivation gesteigert.

Um ein langfristig verbessertes Ergebnis zu erhalten, sollte der PDCA Zyklus mehrfach durchgeführt werden. Alle Mitarbeitenden können den Mehrwert für das Unternehmen durch den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) steigern. Auch für die Optimierung der Zusammenarbeit in einzelnen Abteilungen ist diese Methode effizient und führt dazu, dass sich Angestellte wohler fühlen.

Die Wirksamkeit des PDCA Zyklus am Beispiel Druckfehler

Ein Unternehmen, das seine Produkte über einen Katalog vertreibt, stellt zunehmend Druckfehler fest: Falsche Farbcodes bei den Sicherheitszeichen, falsche Texte, nur die Bilddateien sind korrekt gesetzt. Der PDCA Zyklus beginnt.

Plan:

Alle am Katalog Beteiligten werden benannt. Außerdem wird festgehalten, seit wann die Fehler entstehen und auf welchen Seiten. Es wird ein 0-Fehler Probedurchlauf eines Katalogdruckes als Ziel definiert und Maßnahmen besprochen, wie dieses erreicht werden kann. Dazu zählt auch eine Ursachenanalyse.

Do:

Der Probedruck beginnt und der Prozess wird analysiert. In der Druckerei und der Produktabteilung, die aus Produktplanung, Text und Grafik besteht, wird nachgehakt. Ergebnis: Die fehlerhaften Seiten werden von einem neu eingestellten Grafiker gesetzt. Im Gespräch mit ihm wird festgestellt, dass er zwar sehr gut Deutsch spricht, es aber kaum lesen kann – so sind Farbcodes nicht korrekt übernommen worden und wenn Bild und Text nicht übereinstimmten, fiel es nicht auf. Er wird im Lesen und Schreiben von Umgangs- und Fachsprache geschult. Zudem wird er dazu angehalten, die anderen Grafiker bei Unklarheiten anzusprechen. 

Check:

Der Probedruck ist erfolgt und die Fehlerquote konnte auf 3 % reduziert werden. Die Analyse ergab, dass die einmalig durchgeführte Kurzschulung nicht ausreichend ist, sondern für die operative Arbeit Taschenkarten oder Hinweisschilder mit Umgangs- und Fachvokabular hilfreich sind, auf die der Grafiker während des gesamten Prozesses zugreifen und sich sprachlich rückversichern kann.

Act:

Es wurde als Standard etabliert, dass Grafiker mit nicht ausreichenden Deutsch-Kenntnissen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit generell eine Schulung bezüglich der Umgangs- und Fachsprache erhalten, die auch eine festgelegte Anzahl von Praktikumseinsätzen umfassen. Weiterhin wurden mehrsprachige Hinweisschilder an den Grafikarbeitsplätzen aufgehangen. Außerdem wurde festgelegt, jeden Katalog von der Abteilungsleitung vor dem Druck prüfen zu lassen. 

Durch aufmerksames Verhalten der ganzen Abteilung und kontinuierliches Planen, Umsetzen, Überprüfen und Handeln können die Druckfehler langfristig ausgeschlossen werden.

PDCA Zyklus Beispiel Arbeitsschutz

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist auch im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz ein wichtiges Thema, denn hier sollen systematisch Gefährdungen am Arbeitsplatz verringert werden, um Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz dauerhaft zu gewährleisten und zu verbessern. Ein klassischer Anwendungsbereich der PDCA-Philosophie im Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement ist die Gefährdungsbeurteilung.
 

Weiterhin kann der PDCA-Zyklus im Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement für identifizierte Probleme (z. B. mangelhafte Nutzung der persönlichen Schutzausrüstung, unzureichende Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz bzw. im Unternehmen) oder Verbesserungsmöglichkeiten (Optimierung des betrieblichen Eingliederungsmanagements oder der Gesundheitsmanagementangebote) gestartet werden. 

Die Vorteile des PCDA Zyklus

Auf Grund der einfachen Anwendung und flexiblen Anpassung sticht der PDCA Zyklus hervor. Als besonders sinnvoll ist zudem hervorzuheben, dass der PDCA Zyklus aufgrund seines einfachen Aufbaus kaum Anleitung benötigt. Unternehmen profitieren davon, dass die kreisförmige Konzeption stetige Verbesserung ermöglicht und der PDCA Zyklus als Grundlage für Kontrolle ebenso geeignet ist wie zu Analysezwecken.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Der PDCA Zyklus ist ein Managementansatz, bei dem Fehler durch seine Anwendung iterativ erkannt und behoben werden können. Die einzelnen Schritte sind nicht fest definiert,  so dass jedes Unternehmen sie selbst für den jeweiligen Anwendungsfall spezifizieren muss, um Missverständnisse zu vermeiden. Wichtig ist zu bemerken, dass mit dem PDCA Zyklus keine schnelle Problemlösung, sondern eine langfristige und fundierte Optimierung angestrebt wird.

Fazit

Problemstellungen und Verbesserungspotenziale können mit Hilfe des PDCA Zyklus orientiert und geordnet angegangen werden. Dabei wird abteilungsübergreifend gearbeitet, um effektiv die Schwachstelle zu identifizieren und alle Beteiligten dabei zu unterstützen, diese zu verbessern. Dabei werden mit einer einfachen und flexiblen Anpassung Arbeitsabläufe verbessert. Der PDCA-Gedanke ist nicht nur für einzelne Prozesse, sondern auch für das gesamte Managementsystem anwendbar.