Gefahrstoffbändiger: Eine digitale Heimat für 3000 Arbeits- und Gefahrstoffe

7 Minuten 

Bereits kleine Schwachstellen im Gefahrstoffmanagement können dazu führen, dass unsichere Situationen entstehen und die Umwelt unnötig belastet wird. Ineffiziente bürokratische Prozesse, veraltete Sicherheitsdatenblätter, überholte Betriebsanweisungen an Maschinen und Anlagen oder die ewige Suche nach aktuellen Dokumenten für den externen Auditor: All das gehört bei der DMK Group heute der Vergangenheit an. Seit 2012 setzt das Molkereiunternehmen auf die Software-Lösung Quentic und entspricht so den hohen Standards der Lebensmittelindustrie in Sachen Nachhaltigkeit, Qualität und Arbeitsschutz.

Über die DMK Group

Als eines der größten Molkereiunternehmen in Europa beschäftigt die DMK Group rund 7.800 Mitarbeitende an 19 Standorten. Von MILRAM, Oldenburger und Humana bis hin zu Alete: DMKs Marken sind in über 100 Ländern etabliert. Das Produktportfolio umfasst Milchbasisprodukte und Käse, milchbasierte Zutaten zur Lebensmittelherstellung sowie Gesundheitsprodukte, Babynahrung und Eiscreme. DMK setzt dabei auf hochwertige Produktqualität, einen schonenden Umgang mit der Natur sowie auf die Zufriedenheit und Sicherheit aller Mitarbeitenden. Dazu gehört auch, dass der betriebliche Umwelt- und Arbeitsschutz sowie das Gefahrstoffmanagement über die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften hinaus kontinuierlich verbessert werden.

Auf der Suche nach dem ganzheitlichen Gefahrstoff-Rundumblick

Nach dem Zusammenschluss der Humana Milchindustrie GmbH und NORDMILCH GmbH zur DMK Group im Jahr 2011 stieg der administrative Aufwand im Arbeitsschutz und im Gefahrstoffmanagement enorm an. Torsten Gutowski, zentrale Fachkraft für Arbeitssicherheit und Gefahrgutbeauftragter bei DMK, erkannte schnell, dass die bisherigen Methoden den neuen Herausforderungen nicht standhalten würden: Arbeits- und Gefahrstoffe wurden bis dato in jeder Abteilung und jedem Standort in separaten Excel-Listen erfasst. Dadurch existierten Unmengen an Tabellen, die weder inhaltlich noch strukturell vergleichbar waren. Die Unstimmigkeiten reichten dabei von nicht vollständig erfassten Inhaltsstoffen und fehlenden Angaben zu Einsatzbereichen über Inkonsistenzen bei der Verwendung von Abkürzungen bis hin zu doppelten Eintragungen. Hinzu kam, dass sämtliche Betriebsanweisungen hinsichtlich der Umstellung der Gefahrstoffverordnung auf die CLP-Verordnung überarbeitet werden mussten.

Um die passende Lösung zu finden, besuchte Torsten Gutowski die Leitmesse für Arbeitssicherheit A+A in Düsseldorf. Unter den Ausstellern war auch Quentic. Nach ersten Einblicken in die Funktionen und einem ausführlichen Vergleich mit anderen Anbietern entschied sich DMK dafür, die Software-Lösung im Juni 2012 einzuführen.

Eine raffinierte Online-Mediathek für Sicherheitsdatenblätter und Betriebsanweisungen

Zunächst wurden bei DMK sämtliche Arbeits- und Gefahrstoffe in Quentic importiert. Hierzu glich Torsten Gutowski zunächst die vorhandenen Excel-Listen ab. Anschließend entschied er, welche Informationen künftig notwendig sein würden. In Abstimmung mit den Standorten wurden die Daten von 1.900 Stoffen und 280 Lieferanten ins System importiert. Nach zehn Jahren in Anwendung hat sich die Datenbank fast verdoppelt, sodass heute über 3.000 Arbeits- und Gefahrstoffe zentral in Quentic verwaltet werden. Hierzu zählen Öle, Fette, Laborchemikalien, Reiniger, Spraydosen oder Lacke. Auch Stoffe aus koscheren und Halal-Produkten sind in Quentic hinterlegt, was für das Molkereiunternehmen besonders wichtig ist.

Jeder Stoff im Gefahrstoffkataster ist mit den dazugehörigen Dokumenten verknüpft: Sicherheitsdatenblättern, Betriebsanweisungen und NSF-Zertifikaten (National Sanitation Foundation). Bis zu sieben Dokumente sind in der Regel einem Stoff zugeordnet. Insgesamt werden über 12.000 Dokumente in Quentic digital bereitgestellt. 

Die einheitliche Datenbasis in der HSEQ-Software bringt viele zeitliche und organisatorische Vorteile. Torsten Gutowski erstellt neue Betriebsanweisungen, aktualisiert veraltete Sicherheitsdatenblätter und stellt sie anschließend den Kolleginnen und Kollegen an 19 Standorten zur Verfügung. Jeder Standort beschäftigt eine eigene Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie einen Umwelt- und einen Gefahrstoffbeauftragten. Die Gefahrstoffbeauftragten erhalten aktuelle Dokumente und müssen diese nicht wie früher selbst für den eigenen Standort aktualisieren. Wenn Torsten Gutowski zentral eine Änderung an einer Betriebsanweisung in Quentic vornimmt, kann er direkt im Datensatz eine E-Mail-Benachrichtigung an die Gefahrstoffbeauftragten der Standorte anstoßen. Sie prüfen dann die neuen Informationen und Abläufe und tauschen die ausgedruckte Version vor Ort aus. Dadurch sparte jeder Gefahrstoffbeauftragte pro Betriebsanweisung, die zentral erstellt wird, eine Stunde Zeit.

Gefahrstoffe standortübergreifend clever managen und lagern

Viele Prozesse sind dank der Software-Lösung in den vergangenen Jahren transparenter geworden: Mitarbeitende können vor dem Kauf eines neuen Stoffes jederzeit prüfen, ob er an einem anderen Standort verwendet wird. Per Filter lässt er sich in der Gefahrstoffübersicht von Quentic sekundenschnell finden – inklusive aller Informationen zu Eigenschaften und Einsatzbereichen. Manchmal ist ein Stoff, der vor Ort nicht mehr eingesetzt werden soll, noch in hohen Mengen im Lager vorhanden. In der Software-Lösung können die Beschäftigten dann sehen, ob ein anderer Standort diesen Stoff verwendet. Anstatt ihn zu entsorgen, wird er zu diesem Standort transportiert. Dadurch kann DMK Ressourcen sparen und die Nachhaltigkeitsstrategie 2030 weiter vorantrieben.

Auch die Gefahrstofflagerung überwacht Quentic genau. Lager werden bei dem Molkereiunternehmen mittels einer Ampelfunktion kontrolliert und Gefahrstoffschränke als Lagerorte angelegt.

Auf EU-Rechtsvorschriften schnell reagieren

Mittlerweile sind sämtliche Inhaltsstoffe aus den Sicherheitsdatenblättern in das Gefahrstoffmanagementsystem überführt. Eine besondere Herausforderung besteht in der Lebensmittelverarbeitung darin, dass bestimmte Substanzen besonders reguliert sind. Einige Stoffe werden vom Ausschuss für Gefahrstoffe (AGS), durch die REACH-Verordnung (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) oder von der Europäische Chemikalienagentur (ECHA) immer wieder neu bewertet. Sollte es durch eine Neubewertung nötig werden, den Einsatz von bestimmten Stoffen zu überprüfen, kann DMK den betroffenen Stoff dank Quentic einfach filtern und sofort reagieren.

Auf Nummer sicher: Mensch und Umwelt effektiv schützen

In Laboren lässt sich der Umgang mit krebserzeugenden Stoffen, z. B. während der Analyse mit dem pH-Indikator Phenolphthalein, nicht immer vermeiden. Hier müssen Beschäftigte strenge Sicherheitsvorkehrungen einhalten. Dazu gehört das Tragen von Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) genauso wie das Arbeiten im Abzug. Dank Quentic haben Beschäftigte immer alle Informationen zur Hand, wie sie sich schützen müssen – und können am Ende eines Arbeitstages unbeschadet zu ihren Familien und Freunden zurückkehren.

Arbeits- und Umweltschutz sind bei DMK fest in der unternehmerischen DNA verankert. Neben krebserzeugenden Gefahrstoffen will das Molkereiunternehmen auch keine Fluorchlorkohlenwasserstoffe (FCKW) nutzen, die eine schädigende Wirkung auf die Ozonschicht haben.
 

Smartes Berechtigungskonzept: Schnellzugriff für Eilige, präzise Infos für Kenner

Torsten Gutowski ist als hauptverantwortlicher Administrator für die Abbildung der gesamten Unternehmensstruktur sowie für die Berechtigungen in der Software zuständig. Rund 1.500 Mitarbeitende sind bei DMK als User in Quentic angelegt, wobei jeder die Rolle „Gefahrstoffmanagement-Benutzer“ zugewiesen bekommt. Führungskräfte erhalten erweiterte Rechte und können zusätzlich auch auf das Modul Arbeitssicherheit sowie auf das Modul Risks & Audits zugreifen, das DMK gerade implementiert. Fachkräften für Arbeitssicherheit, Umwelt- und Gefahrstoffbeauftragten sowie einigen Kolleginnen und Kollegen aus der Zentrale wurden Administratoren-Rollen zugewiesen. Sie profitieren sowohl vom notwendigen Detailblick als auch von der guten Übersicht über sämtliche HSEQ-Prozesse im Unternehmen. Pförtner haben ebenfalls Zugang zum System, damit sie bei einem Unfall das aktuelle Sicherheitsdatenblatt für den Rettungsdienst schnell ausdrucken können.

Die Software ist sieben Jahr nach der Implementierung in Deutschland mittlerweile länderübergreifend im Einsatz. Die größte Herausforderung in der internationalen Zusammenarbeit besteht laut Torsten Gutowski in der Sprachbarriere, bei der die automatische Übersetzungsfunktion von Quentic unterstützt.

Zertifizierungshelfer: souverän bei Audits

Jährlich stehen bei DMK mehrere Audits pro Standort an, die von Kunden, Zertifizierungsgesellschaften wie die DQS GmbH oder auch von internen Beauftragten durchgeführt werden. Sämtliche Standorte sind nach ISO 50001 (Energiemanagementsystem) zertifiziert. Zudem betrachtet das Unternehmen die Umweltauswirkungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette und konnte bereits für 17 Standorte Zertifizierungen nach ISO 14001 (Umweltmanagementsystem) erlangen. 

Torsten Gutowski begleitet externe Audits und führt eigenständig interne Umweltaudits und Gefahrgutkontrollen durch. Dabei dokumentiert er Lagermengen und Lagerorte von Arbeits- und Gefahrstoffen im System. Ebenso kann er alle Stoffe nach Wassergefährdungsklassen sortieren, um zu prüfen, wo welcher Gefahrstoff gelagert ist, damit dieser nicht in die Umwelt gelangen kann. Manchmal entdeckt er bei diesen Audits einen Arbeitsstoff, der noch nicht in der Software erfasst ist und pflegt ihn mit wenigen Klicks auf seinem Tablet ins System ein
 

Eine HSEQ-Software, viele Vorteile

In seiner täglichen Arbeit möchte Torsten Gutowski nicht mehr auf Quentic verzichten. Mit Unterstützung der Software-Lösung erfüllt DMK gesetzlichen Vorschriften akkurat und reduziert den organisatorischen Aufwand. Alle Beteiligten werden direkt im System eingebunden, was die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit enorm erleichtert.