CO₂-Fußabdruck per Knopfdruck: Digital und effizient zur globalen Kennzahlenerfassung

Stellen Sie sich vor, Sie verantworten den QHSE-Bereich eines global agierenden Multidienstleisters mit fast 65.000 Mitarbeitenden. Im Rahmen der Next-Level-Strategie des Unternehmens bildet die Nachhaltigkeit eine wesentliche Säule. Die Ermittlung des CO₂-Fußabdrucks der gesamten Unternehmensgruppe mit ihren vielen unterschiedlichen Dienstleistungsbereichen stellt dabei eine der größten Herausforderungen dar. Wie würden Sie in diesem Fall vorgehen?

Genau das ist die Aufgabe des QHSE-Teams der Dussmann Group. Eines war dabei sofort klar: Bei einem solchen Mammutprojekt wollte das Team nicht (mehr) mit Excel-Tabellen und Emails arbeiten. Unkoordinierte Datenpflege, Mehrfacheingaben und falsch umgerechnete Energie-Einheiten führten in der Vergangenheit mehr als einmal zu einem Listen-Chaos im Daten-Dschungel. Kein Wunder, denn um den CO₂-Fußabdruck des Unternehmens zu ermitteln, tragen 376 Verantwortliche Daten für 77 unterschiedliche Indikatoren zusammen. Im Jahr 2020 benötigte das QHSE-Team für das Zusammenführen der zahlreichen Tabellen, für das Aufspüren und Beheben fehlerhafter Eingaben sowie für die anschließenden Berechnungen über fünf Monate.

Und heute? Seit 2021 setzt die Dussmann Group für die Erstellung ihrer nicht-finanziellen Berichterstattung auf die Software-Lösung Quentic. Damit kann jeder erforderliche Indikator online eingegeben und in Echtzeit durch die QHSE-Teams nachverfolgt werden und bei Auffälligkeiten rechtzeitig und noch während der Berichterstattung interveniert werden. Das erhöht nicht nur die Datenqualität, sondern beschleunigt auch erheblich das Verfahren. Über das Analytics-Dashboard kann das QHSE-Team den Output, also die CO₂-Bilanz, sowie die daraus abgeleiteten Kennzahlen jederzeit anschaulich präsentieren und dabei nach Unternehmensbereichen filtern.  Erstmalig kann die Dussmann Group anhand dieses Outputs quantifizierbare Nachhaltigkeitsziele für die kommenden Jahre festlegen: ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einem nachhaltigen Unternehmen.

Über die Dussmann Group

Die Dussmann Group hat sich ganz der Dienstleistung rund um den Menschen verschrieben: Ob in den Bereichen Facility-Management, Anlagenbau oder beim Betrieb von Kindergärten, in der Seniorenbetreuung und -pflege oder im berühmten Berliner KulturKaufhaus – wo hochwertige Servicedienstleistungen gefragt sind, ist das 1963 gegründete Familienunternehmen als zuverlässiger Multidienstleister im Einsatz. Nachhaltigkeitsmanagement ist dabei seit 2018 ein strategischer Eckpfeiler des Unternehmens.

Das Familienunternehmen fällt nicht unter die CSR-Berichtspflicht. Zu den selbstgesteckten Zielen der Dussmann Group gehört es gleichwohl, die nicht-finanziellen Indikatoren, die das Unternehmen erbringt, zu ermitteln – und das bei fast 65.000 Mitarbeitenden in 21 Ländern.

Mit dem umfassenden Nachhaltigkeitsbericht geht Dussmann dabei nicht nur seiner unternehmerischen Verantwortung nach, es entspricht auch den hohen Kundenanforderungen an eine umweltbewusste und nachhaltige Arbeitsweise des Dienstleisters. Zusätzlich antizipiert die Dussmann Group dadurch eine mögliche, kommende CSR-Berichtspflicht, die der aktuelle Entwurf der „CSR Reporting Directive“ der Europäischen Union andeutet.

Nutzerfreundlich und datenbankbasiert zum richtigen Input

Im täglichen Geschäftsbetrieb aller Gesellschaften der Dussmann Group werden Ressourcen verbraucht: Dies verursacht indirekte CO₂-Emissionen durch Energieverbräuche in Büroräumen und Großküchen bei Kundenunternehmen oder direkte Emissionen durch den weltweiten Fuhrpark oder den Betrieb eigener Infrastruktur wie Gebäuden.

Daniel Krebel, Leiter der Abteilung „Group QHSE“, und Daria Steinbock, Verantwortliche für die Nachhaltigkeitsberichterstattung, haben im Quentic Modul Nachhaltigkeit entsprechende Indikatoren hinterlegt, die sie für das internationale Reporting benötigen. Mussten diese Indikatoren früher noch mühsam als Excel-Tabellen verteilt und zum Schluss manuell wieder zusammengeführt werden, laufen die Eingaben der unterschiedlichen Gesellschaften heute zentral in Quentic zusammen – und das dank standardisiertem Vorgehen ohne großen Koordinationsaufwand. Übersichtlich aufgeschlüsselte Indikatoren-Sets und erste Validierungen schon während der Dateneingabe vereinfachen die Zuarbeit und erhöhen die Datenqualität. Der mögliche Dokumenten-Upload von beispielsweise Stromverträgen sowie ergänzende Freitextangaben machen den benötigten Input komplett. Auf dieser Grundlage konnte der „Market-Based¬-Approach“ für Scope 1 und 2 nach GHG-Protokoll für die gesamte Dussmann Group umgesetzt werden. Damit gelingt die CO2-Bilanzierung erstmalig vollständig konsolidiert und prüffähig.

Eingabe- und Berechnungsfehler aufgrund inkonsistent verwendeter Energie-Einheiten gehören durch Quentic der Vergangenheit an – dank auswählbarer Vordefinitionen, automatischer Umrechnungen und Validierungen. Sollten trotzdem einmal Auffälligkeiten auftreten, muss das QHSE-Team nicht mehr auf das Ende des Erfassungszeitraums warten, um einzuschreiten:

Visuelle Datenanalyse: Von Excel zum Dashboard

Mit einem auf die Dussmann Group speziell zugeschnittenen Dashboard liefert Quentic Analytics den ultimativen Output für die nicht-finanziellen Daten – auch unterwegs. Wenn Mitarbeitende im Vertrieb gefragt werden: „Wie hoch ist denn der CO₂-Fußabdruck?“, können sie einfach ihr Handy zücken, via Quentic App das Dashboard öffnen und entsprechende Daten visuell präsentieren. „Nur mit Quentic können wir die Ausgabe und Visualisierung des CO₂-Äquivalents so zielgerichtet für jeden Unternehmensbereich realisieren“, betont Daria Steinbock. Die in Quentic berechneten Daten sind das Fundament für das Setzen von quantitativen ESG-Zielen, mit denen die nächsten Schritte in Richtung Klimaneutralität abgesteckt werden.

ESG: Environment, Social, Governance

Die Dussmann Group lässt ihre Anstrengungen im Kontext der ESG-Kriterien für Umwelt, Soziales und Governance durch unabhängige Dritte bewerten. Die ESG-Kriterien sind integraler Bestandteil der Nachhaltigkeitssäulen der Dussmann Group und werden in dem integrierten Managementsystem (IMS) stetig weiterentwickelt. Dafür erhielt die Dussmann Group im Rahmen eines EcoVadis-Rating im Jahr 2021 eine Silbermedaille. Ein weiteres ESG-Rating ist, neben EcoVadis, im Jahr 2022 geplant. Dank Quentic steht die dazu notwendige Datengrundlage konsolidiert bereit und kann so direkt verwendet werden.

Change-Management-Prozess

Bei der Dussmann Group haben alle Ebenen – vom Management bis zum Service-Mitarbeitenden – ein ausgeprägtes Bewusstsein für Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen, vor allem in der Leistungserbringung bei ihren Kunden. Eine Software einzuführen, um die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu optimieren und zu digitalisieren ist trotzdem kein Selbstläufer.

Wie lassen sich alle Beteiligten, in diesem Fall zunächst die 376 für die Datenerfassung verantwortlichen Mitarbeitenden, so abholen, dass eventuelle Vorbehalte oder die notwendige Umgewöhnung das Projekt nicht gefährden?

Es handelt sich hierbei um einen Change-Management-Prozess, den das QHSE-Team mit viel Fingerspitzengefühl begleitet hat. Quentic bringt durch die intuitive Bedienbarkeit einen großen Startvorteil. Um darüber hinaus wirklich alle Verantwortlichen abzuholen, gab es Klickanleitungen und insgesamt sechs Webinare als digitale Schulungen. Mit Erfolg: Das Feedback war durchweg positiv, und in nahezu allen Ländern wird heute direkt in Quentic gearbeitet. Denjenigen, die bei ihrer Dateneingabe trotzdem (noch) nicht komplett auf Excel verzichten wollen, bietet Quentic immer noch die Möglichkeit, standardisierte Excel-Vorlagen zu exportieren und zu verwenden. Die Daten können durch jede Gesellschaft eigenständig ins zentrale System übertragen werden. So ist sichergestellt, dass am Ende auch wirklich alle Indikatoren konsistent und gebündelt in Quentic vorliegen und über die Software direkt ausgewertet und visualisiert werden können.

Nachhaltigkeit als Teil des integrierten Managementsystems (IMS)

Die Nachhaltigkeitsberichterstattung ist für die Dussmann Group kein zusätzlicher Aufwand, sondern wird konzeptionell integriert im Dreiklang von ISO 9001, ISO 45001 und ISO 14001 als Integriertes Managementsystem (IMS) umgesetzt. Sämtliche Indikatoren des IMS sind vereinheitlicht und, wo sinnvoll, auf die Nachhaltigkeitsindikatoren abgestimmt, sodass sie direkt in die Nachhaltigkeitsberichterstattung einfließen und parallel die Grundlage für die Management Reviews des IMS bilden

Was bedeutet das für die Nutzung und weitere Implementierung der Software-Lösung Quentic? Die Ermittlung des CO₂-Fußabdrucks sowie der Nachhaltigkeitsbericht waren nur der erste Stein, den die Dussmann Group mit Quentic ins Rollen bringt. Im Rahmen des IMS für die Unternehmensbereiche Dussmann Service und Dussmann Technical Solutions werden notwendige Dokumentationen nach ISO 45001, ISO 9001 und ISO 14001 digitalisiert. Das betrifft zum Beispiel sämtliche Formblätter, wie für die Erfassung eines Arbeitsunfalls oder die Meldung einer unsicheren Situation. Etwa 600 bestehende Formulare sollen am Ende möglichst einheitlich und in der jeweiligen Landessprache der Belegschaft zur Verfügung stehen – auch mobil nutzbar über die Quentic App.

Durch die Nutzung von Quentic erhalten die Gesellschaften Zugriff auf ihre Daten, die vorher dezentral in Excel und E-Mails „versteckt“ waren. Damit kann das QHSE-Team relevante Daten als Leistungskennzahlen in Quentic erheben, zum Beispiel die Anzahl der Arbeitsunfälle, Energieverbräuche oder die Anzahl der durchgeführten Audits. Diese können dann direkt als Input-Indikator im Modul Nachhaltigkeit verwendet werden.

Das zeigt sehr deutlich, dass die verschiedenen Quentic Module keine Insellösungen darstellen, sondern die ganzheitliche Digitalisierung eines IMS in einem Gesamtsystem ermöglichen und Synergien maximal nutzbar machen.