Ein integriertes Managementsystem wird digitalisiert

Mit allen Wassern gewaschen

Kann man ein integriertes Managementsystem führen und bei Digitalisierungsthemen, wie z. B. Online-Schulungen, isoliert vorgehen? Besser nicht.

Als 2020 ein technischer Bereich der hanseWasser Bedarf nach einer E-Learning-Softwarelösung äußerte, war eines schnell klar: Diese Digitalisierung würde sich nicht auf einen Fachbereich und auch nicht auf die Thematik Online-Unterweisungen begrenzen lassen. Eine Projektgruppe, bestehend aus IT, Arbeitssicherheit, Organisation und Rechtssicherheit, erstellte eine Liste mit wichtigen unternehmensübergreifenden Digitalisierungsthemen, auf der nun ganz oben auch Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und das Gefahrstoffkataster standen. Mit Blick auf die Zukunft sollten idealerweise auch noch viele weitere Aspekte des integrierten Managementsystems der hanseWasser, wie z. B. die Zertifizierungen und das Beauftragtenwesen, in einem Softwaresystem unterstützt und nahtlos digital miteinander verknüpft werden.

Außenstehende könnten nun denken, hier wurde nach der eierlegenden Wollmilchsau gesucht. Die Experten von hanseWasser wussten jedoch, dass es mit Quentic bereits eine Softwarelösung gibt, die in vielen anderen Ver- und Entsorgungsbetrieben erfolgreich eingesetzt wird.

Über hanseWasser

Modern, zukunftsgewandt und humorvoll: Wer schon einmal in Bremen war, kennt vielleicht die markanten Baustellenplakate der hanseWasser. Ein blauer Regenwurm mit Schutzhelm, Gehörschutz und Sicherheitsweste lächelt die Passantinnen und Passanten an und entschuldigt eventuelle Störungen des Verkehrs durch die Sprechblase: „Ich muss da im Untergrund was klären“. hanseWasser betreibt das öffentliche Bremer Kanalnetz und sorgt für eine sichere und umweltgerechte Ableitung der Abwässer. Neben der Inspektion, Wartung und Sanierung des Netzes werden in zwei Kläranlagen jährlich über 50 Kubikmeter Abwasser gereinigt – und das in einer der wenigen klimaneutralen Anlagen Deutschlands.

Das Unternehmen wird vom Grundsatz der Nachhaltigkeit geleitet und hat daher den Anspruch, eine sichere und wirtschaftliche Abwasserableitung und -reinigung auf höchstem Umweltschutzniveau zu gewährleisten. Dies wird auf Managementebene durch ein integriertes Managementsystem für Qualitäts-, Umwelt, Nachhaltigkeits-, Arbeits-, Gesundheitsschutz- und Informationssicherheitspolitik umgesetzt. hanseWasser ist zertifiziert nach ISO 9001, 14001 und 45001 sowie nach EMAS, QLA-Gütesiegel und als Entsorgungsfachbetrieb.

E-Learning: Ein Trend wird praktische Realität

Die Abwasserbranche ist äußerst spezialisiert, daher ist es von größter Bedeutung, dass die Mitarbeitenden von hanseWasser jederzeit optimal vorbereitet sind. Regelmäßige Schulungen sind unerlässlich, sei es im Hinblick auf hohe Qualitätsstandards oder speziell für ISO 9001, 14001, 45001 oder EMAS. Als der Fachbereich "Netzbetrieb, Service und Entsorgung" den Wunsch nach einer E-Learning-Plattform äußerte, stieß dies bei Tanja Schmellenkamp-Winter auf offene Ohren. Sie ist Stab Organisation und Rechtskonformität und somit zentral für die Koordination und Gestaltung von Maßnahmen und Standards  zur Sicherstellung einer rechtssicheren Organisation und praktikablen Anweisungssystemen verantwortlich. Obwohl sie bereits seit 30 Jahren bei hanseWasser tätig ist, lautet ihr Motto: „Veränderungen finde ich gut. Besonders in puncto Digitalisierung sollte man immer am Ball bleiben.“

Heute hat sich, dank eines Pilotprojekts, für die 70 Mitarbeitenden des Fachbereichs "Netzbetrieb, Service und Entsorgung" einiges verändert: Tabellen, in denen lediglich Datum und Stundenzahl der Unterrichtseinheiten vermerkt sind sowie die dazugehörigen undurchsichtigen und nicht verknüpften Schulungsunterlagen, die aus uneinheitlichen oder doppelt geführten Unterweisungspräsentationen bestehen, gehören der Geschichte an. In Quentic sind bereits verschiedene Online-Unterweisungen und -Schulungen z. B. in den Bereichen Compliance, Gefahrstoffe, RSA 21, Flurförderfahrzeuge oder Hallenkräne hinterlegt, mit denen gesetzlich vorgeschriebene Präsenzunterweisungen sinnvoll ergänzt werden. Hinter den erworbenen  Qualifikationen, steht in Quentic immer auch eine Gültigkeit, die im Qualifizierungsplan für die jeweilige Führungskraft ersichtlich ist. Diese wird daran erinnert, eine Verlängerung anzustoßen.

Nach Abschluss des Piloten machten sich schnell Synergien für andere Abteilungen bemerkbar. Früher hat jede Führungskraft ihre eigenen Unterweisungsinhalte erstellt, jetzt sind bereits viele Inhalte in Quentic sichtbar, wodurch man doppelte Arbeit vermeiden und auf bewährte Ansätze aufbauen kann. Unterweisungen und Verständnisfragen, die z. B. während des Pilotprojekts für Flurförderfahrzeuge entstanden sind, können heute in allen Abteilungen übernommen werden. Das ist praktisch und fördert die Begeisterung für die Einführung der Software.

Fremdfirmen ins Boot geholt

Besonders beim Fremdfirmenmanagement erweisen sich Online-Unterweisungen als großer Vorteil. Früher wurden alle Firmen zu hanseWasser eingeladen und vor Ort geschult, damit sie das Wissen an ihre Mitarbeitenden weitergeben konnten. Anschließend erhielt das verantwortliche Team der hanseWasser eine Teilnehmerliste, die Auskunft darüber gab, welche Fremdfirmenmitarbeitenden geschult worden sind. Diese Informationen übertrug man dann händisch in eine Tabelle, die wiederum allen Verantwortlichen zur Verfügung stand. Und heute?

„Das Feedback unserer Fremdfirmen ist großartig“, berichtet Tanja Schmellenkamp-Winter. Vor einem Einsatz erhalten die Mitarbeitenden der Fremdfirmen eine Benachrichtigung über die erforderlichen Unterweisungen und können sie im Vorfeld in Ruhe absolvieren. Beim Pförtner ist zusätzlich ein Tablet hinterlegt, damit fehlende Unterweisungen vor Ort nachgeholt werden können. Es ist genauso problemlos möglich, den QR-Code, der zur Unterweisung im Quentic System führt, mit dem eigenen Gerät zu scannen und die Unterweisung direkt zu absolvieren. Liegen alle erforderlichen Qualifizierungen vor, kann der Pförtner die Fremdfirmenmitarbeitenden schnell passieren lassen.

Gefährdungsbeurteilungen geklärt: Schnell und akkurat zum digitalen Dokument

Bisher haben Führungskräfte für jede Gefährdungsbeurteilung einen Termin mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit erstellt, um gemeinsam das entsprechende Dokument auszufüllen. Heute werden alle Gefährdungsbeurteilungen als Mustervorlage in Quentic hinterlegt, sodass die erforderlichen Dokumente mit nur wenigen Mausklicks erstellt werden können. Falls die Unterstützung der Fachkraft für Arbeitssicherheit dennoch erforderlich ist, wird dies als 'erstellt unter Mitwirkung von' dokumentiert.

Bis zu 75% Zeitersparnis beim Erstellen von Betriebsanweisungen

Vorbei sind auch die Zeiten, in denen Betriebsanweisungen mühsam in Textdateien erstellt werden mussten. In den jeweiligen Dokumenten mussten nicht nur sämtliche Texte eingefügt und angepasst werden, sondern auch alle entsprechenden Piktogramme einzeln gesucht werden. In Quentic hingegen sind diese bereits hinterlegt und werden passend eingefügt. Genauso automatisch funktioniert die Übertragung der Informationen aus den Gefährdungsbeurteilungen.

Gefahrstoffkataster und Sicherheitsdatenblätter stets im Griff

Auch beim Thema Gefahrstoffe tut der Abschied von Insellösungen wie tabellenbasierten Anwendungen nicht weh. Warum?

„Die Pflege und Aktualisierung von Excel-Listen inklusive aller Verknüpfungen zu Sicherheitsdatenblättern und übergeordneten Punkten , ist sehraufwendig. Mit Quentic haben wir hier eine viel bessere Übersicht, über Inhaltsstoffe, Gefahren, Umweltauswirkungen etc. Derzeit werden alle Sicherheitsdatenblätter in die Software übertragen. Wenn es dann Änderungen in den Vorschriften geben sollte, muss ich diese nun nicht mehr manuell aktualisieren, verlinken und die Führungskräfte per E-Mail bitten, zu prüfen, ob sich dadurch etwas in ihrem Verantwortungsbereich geändert hat und gegebenenfalls die Gefährdungsbeurteilung angepasst werden muss. Mit Quentic wird dieser Prozess automatisiert. Das spart mir enorm viel Zeit und gibt uns jederzeit Rechtssicherheit.“

Ein System – eine Lösung: Integriert gedacht von A-Z

Als sich hanseWasser für Quentic entschied, war neben den begeisterten Berichten anderer Ver- und Entsorgerbetriebe der Fakt ausschlaggebend, dass sämtliche Aspekte des integrierten Managementsystems in miteinander verzahnten Modulen bearbeitet werden können. Dadurch müssen viele Dinge nur einmal gepflegt werden, sind aber trotzdem bereichs- und themenübergreifend verfügbar.

Neben den großen Themen Unterweisung, Schulungen, Gefährdungsbeurteilung und Gefahrstoffe, sind es die kleinen Details, die großen Mehrwert bringen. Die Anforderungen des Norm-Kapitels "Kontext der Organisation", das in allen ISO-Standards im Rahmen der harmonisierten Struktur vorkommt, kann mithilfe von Quentic über eine Schnittstelle zu HR-Software abgebildet werden. Im Kontext der ISO 45001 hat das noch einen weiteren Vorteil:  Alle Beauftragten für z. B. Kräne oder Erste Hilfe bekommen diese Rolle über die Stellenfunktion in der Software zugewiesen und sind entsprechend erkenntlich, wodurch ihnen entsprechende Aufgaben etc. zugewiesen werden können.

Das IMS wird bei hanseWasser sowohl intern als auch extern integriert auditiert. Bei der jüngsten Zertifizierung konnte der Auditor bereits einige Zertifikate sowie den Schulungsplan direkt in Quentic einsehen. „Wir planen zukünftig, auch die Feststellungen und Maßnahmen in Quentic zu dokumentieren und den Verantwortlichen zuzuweisen. Der gesamte Audit-Prozess, ob intern oder extern, wird sich dadurch im Quentic Modul Risk & Audits abspielen, was eine bessere Übersicht und Zuverlässigkeit bietet.“, berichtet Tanja Schmellenkamp-Winter begeistert.

Rückenwind durch Quentic Consultants und Paten

Während der anfänglichen Einführung der Softwarelösung spielten die Quentic Consultants eine unerlässliche Rolle. Die erfahrenen Berater haben bereits zahlreiche Unternehmen bei ähnlichen Implementierungen unterstützt. Von der Schulung der Mitarbeitenden bis hin zur Entscheidungsfindung bei wichtigen Fragen, wie beispielsweise dem automatisierten Einlesen der Sicherheitsdatenblätter, trugen sie mit fundierten Einschätzungen zur erfolgreichen Umsetzung bei.

Nach dieser wichtigen ersten Phase treten neue Akteure des Changemanagements auf den Plan: die sogenannten Quentic-Paten. Es handelt sich dabei um technikaffine Mitarbeitende, insbesondere aus der Pilotphase, die bereits früh den Mehrwert von Quentic erkannt haben. Zukünftig unterstützen und begeistern sie Ihre Kolleginnen und Kollegen.